Perencanaan Pengendalian Produksi dan Inventori (PPPI) atau PPIC

Ilmu Farmasi : Apa itu, tugas, fungsi, kewenangan, ruang lingkup
Perencanaan, Pengendalian Produksi dan Inventori (PPPI) 

atau disebut juga Product Planning and Inventory Control (PPIC), 
bagaimana penerimaan barang, karantina, penyimpanan dan pendistribusian 
di industri farmasi

1.         Struktur organisasi

PPPI dipimpin oleh seorang manager yang membawahi bagian Perencanaan, Pengendalian Bahan dan Proses Produksi, dan Penyimpanan, dibantu oleh beberapa supervisor. Lingkup Asisten Manajer Perencanaan dan Pengendalian ada tiga, yaitu Perencanaan bahan dan proses produksi, Pengendalian bahan dan proses produksi serta evaluasi data hingga pelaporan dari masing-masing bagian oleh supervisor.

2.         Fungsi PPPI

a.         Melakukan evaluasi dan konfirmasi pesanan dari Marketing, PPPI akan mengadakan perencanaan bahan dan proses produksi sesuai pesanan dari bagian marketing tiap periode

triwulan. Berdasarkan pesanan tersebut, PPPI akan mengkonfirmasi kesanggupan sesuai pesanan, sebagian, melebihi pesanan atau tidak dipenuhi sama sekali berdasarkan kesanggupan.

b.        Menghitung dan merencanakan kebutuhan bahan baku/ kemasan Berdasarkan termasuk untuk buffer stok, bila kurang akan dibuatkan Surat Permohonan Pemesanan Bahan (SPPB).

c.         Mengendalikan stok bahan baku/ kemasan agar efektif dan efisien

1)        Memonitor jumlah pemakaian per hari,

2)        Menghitung dengan cermat pada saat pembuatan SPPB,

3)        Mengatur jadwal kedatangan bahan yang akan dipesan untuk disesuaikan dengan waktu pembayaran, mencegah penyimpanan overload di gudang dan menghindari bahan yang akan kadaluarsa.

d.   Melakukan perencanaan jadwal produksi per triwulan untuk seluruh item. Berdasarkan konfirmasi pesanan, dibuat jadwal produksi per minggu dalam satu triwulan. Jadwal produksi mengacu pada kesiapan bahan, stok obat jadi di Unit Bisnis Logistik (UBL) dan kesiapan mesin produksi. Jika jadwal sudah disusun, PPPI akan menerbitkan Surat Perintah Kerja (SPK) ke bagian produksi yang bersangkutan dan kebagian pengemasan.

e.    Mengendalikan proses produksi agar efektif, efisien dan sesuai jadwal.

1)        Memonitor setiap hari perkembangan proses produksi.

2)        Mengkoordinasikan dengan bagian produksi terkait bila ada yang proses produksinya kurang lancar.

3)        Memonitor pengiriman produk jadi ke UBL.

4)        Menyiapkan laporan managerial per bulan.

3.         Indikator mutu PPPI

a.         Realisasi pesanan minimal 95%

b.        Ketersedian bahan pesanan hingga stok buffer

c.         Divisi Penyimpanan

Divisi Penyimpanan dipimpin oleh seorang Asisten Manager yang berada dibawah tanggung jawab PPPI. Untuk menjalankan tugasnya Asisten Manajer dibantu oleh beberapa Supervisor (Spv.) yaitu Spv. Gudang Bahan Baku, bahan Jadi dan ekspedisi, Spv. Gudang Bahan Kemasan, Spv. Penimbangan Sentral. Fungsi divisi penyimpanan yaitu: penerimaan, penyimpanan(gudang) dan distribusi barang.

1)        Penerimaan

a)        Alur penerimaan bahan baku, bahan jadi dan bahan ekspedisi

1.        Barang yang diperoleh dari supplier

2.        Barang diterima lalu disimpan sementara di area karantina diberi label kuning, kemudian dicek fisik secara visual sesuai dengan pesanan barang meliputi kebenaran label (nama bahan, no. Batch/ lot), keutuhan kemasan orisinil (wadah, segel, bruto), asal negara, tanggal pembuatan, tanggal kadaluarsa, jumlah dan CoA (Certificate of Analysis).

3.        Apabila sudah sesuai maka dibuatkan Bukti Titipan Barang Sementara (BTBS). BTBS dibuat 3 rangkap, lembar asli diserahkan kepada supplier, copy 1 untuk arsip gudang dan copy 2 sebagai surat permohonan pemeriksaan kepada QC (pengawasan mutu).

4.        Barang diterima oleh supervisor penyimpanan bahan baku dan disetujui oleh asisten manajer penyimpanan. Kemudian, dilakukan pemeriksaan laboratorium QC. Selama masa pemeriksaan, QC memberi label karantina berwarna kuning pada barang tersebut.

5.        QC akan melakukan sampling terhadap bahan baku yang datang. Barang diterima atau ditolak berdasarkan Hasil Pemeriksaan Laboratorium (HPL).

6.        Setelah bahan baku diluluskan, maka bagian penyimpanan akan membuat Bukti Penerimaan Bahan Baku (BPBB). Kemudian bahan baku akan disimpan ke dalam gudang sesuai dengan stabilitas bahan baku itu sendiri. Bahan baku yang diluluskan diberi label hijau dengan tulisan “DILULUSKAN” dan ditempelkan di atas label karantina.

7.        Jika bahan baku ditolak, maka gudang akan membuat surat pemberitahuan kepada bagian pembelian bahwa barang yang dikirim oleh pemasok tidak memenuhi syarat dengan melampirkan HPL dan surat pengembalian barang ke pemasok. Bahan baku yang ditolak diberi label berwarna merah dan ditempelkan di atas label karantina.

8.        Bahan baku akan diperiksa ulang 1 tahun sekali. Maksimal 12 hari sebelum jatuh tempo, bagian penyimpanan bahan baku harus mengajukan surat permohonan pemeriksaan ke laboratorium. Selama pemeriksaan ulang berlangsung, status bahan baku adalah karantina dan diberi label kuning.

9.        Untuk bahan baku maupun bahan jadi yang diimport dari manufacturer asing, langsung dilakukan pemeriksaan laboratorium oleh QC. Namun, jika bahan baku ditolak, maka barang bisa dikembalikan ataupun dimusnahkan tergantung negosiasi manager import di Kantor Pusat Kimia Farma dengan manufakturer tersebut.

b)        Alur penerimaan bahan pengemas

1)        Saat bahan pengemas diterima di gudang, dilakukan pemeriksaan fisik secara visual sesuai dengan pesanan barang meliputi jumlah, logo dan kondisi.

2)        Apabila sudah sesuai maka dibuatkan Bukti Titipan Barang Sementara (BTBS). BTBS tersebut juga merupakan surat permohonan pemeriksaan kepada QC. Bahan pengemas akan diberi label karantina berwarna kuning

3)        QC akan melakukan sampling dan pemeriksaan terhadap bahan pengemas yang datang. Barang diterima atau ditolak berdasarkan Hasil Pemeriksaan Laboratorium (HPL).

4)        Setelah bahan pengemas diluluskan, maka bagian penyimpanan akan membuat Bukti Penerimaan Bahan Pengemas (BPBP). Bahan pengemas yang diluluskan diberi label hijau dengan tulisan ”DILULUSKAN”. Label ditempelkan di atas label karantina.

5)        Jika bahan pengemas ditolak, maka gudang akan membuat surat pemberitahuan kepada bagian pembelian bahwa barang yang dikirim oleh pemasok tidak memenuhi syarat dengan melampirkan HPL dan surat pengembalian barang ke pemasok. Bahan pengemas yang ditolak akan diberi label merah yang ditempelkan di atas label karantina.

6)        Bahan pengemas akan diperiksa ulang 2 tahun sekali. Maksimal 12 hari sebelum jatuh tempo, bagian penyimpanan bahan kemas harus mengajukan surat permohonan pemeriksaan ke laboratorium. Selama pemeriksaan ulang berlangsung, status bahan kemas adalah karantina dan diberi label kuning.

C.    Penyimpanan (Gudang)

Gudang PT. Kimia Farma (Persero) Plant Jakarta hanya untuk menyimpan bahan-bahan non betalaktam, sedangkan bahan aktif betalaktam dan Anti Retro Viral (ARV) disimpan tersendiri di gedung masing-masing, tetapi secara administrasi menjadi tanggung jawab asisten manajer penyimpanan. Ruang penyimpanan di gudang ada empat, yaitu:

a)         Gudang A

Gudang A merupakan tempat penyimpanan sementara berupa area karantina bahan baku non Betalaktam dan transit produk jadi. Suhu maksimal adalah 30 ⁰C dan kelembaban (RH) maksimal 75%.

b)        Gudang B

Gudang B merupakan gudang penyimpanan bahan baku yang sudah diluluskan dari laboratorium pengawasan mutu. Suhu gudang B dimonitor tidak boleh lebih dari 30 ⁰C dan kelembaban (RH) maksimal 75%

c)         Gudang C

Gudang ini digunakan untuk menyimpan kemasan primer polycell (strip dan blister) dimana memerlukan kondisi penyimpanan khusus. Suhu ruangan ini dimonitor maksimal 25 ⁰C dan kelembaban (RH) maksimal 70%.

d)        Gudang D

Gudang D digunakan untuk menyimpan bahan baku baik yang masih dalam status karantina, bahan baku yang telah diluluskan/ ditolak dengan kondisi penyimpanan khusus. Suhu dimonitor maksimal 22 ⁰C dan kelembaban (RH) maksimal 55%. Bahan baku dengan status karantina diletakkan di dalam garis batas berwarna kuning dan untuk bahan yang ditolak disimpan dalam area yang dibatasi dengan garis berwarna merah. Selain itu di dalam Gudang D terdapat 2 ruang penyimpanan khusus dengan suhu berbeda yaitu cool storage dan cold storage. Cool storage (8-15 ⁰C) untuk bahan non ekstrak seperti DHA powder, Triamcinolon, Omeprazol pellet 8,5%, Lanzoprazole dan Rifampicin. Cold storage (2-8 ⁰C) untuk bahan ekstrak seperti ekstrak kemuning, jati belanda, ekstrak kering teh hijau, ekstrak pekat kunyit dan lain-lain.

Pengontrolan suhu dan kelembaban gudang dimonitor setiap hari pada jam 9.00 dan 14.00 kemudian dicatat dan tiap bulan akan dibuat grafik suhu dan kelembaban. Pemeriksaan kebersihan gudang dilakukan seminggu sekali meliputi ventilasi, atap, lantai dan dinding. Stock opname gudang dilakukan dua kali dalam setahun. 

1.         Pendistribusian

Bahan baku didistribusikan berdasarkan Surat Perintah Kerja (SPK) dari PPPI ke bagian produksi. Produksi I, II dan III akan mengajukan permohonan penimbangan kepada Penimbangan Sentral dengan melampirkan Rencana Produksi dan Penimbangan Bahan Baku, Bon Penyerahan Bahan dan Catatan Pengolahan Batch (CPB) yang dilengkapi dengan Berita Acara Produksi (BAP). Jika bahannya ada langsung ditimbang, jika tidak ada atau kurang maka penimbangan sentral akan mengeluarkan Bon Permintaan Bahan Baku ke gudang penyimpanan kemudian gudang akan mengeluarkan bahan sesuai dengan permintaan. Bahan yang akan ditimbang diserahkan pada penimbangan sentral dalam bentuk kemasan utuh (original packing). Sisa bahan baku tidak dikembalikan lagi ke gudang, melainkan tetap di penimbangan sentral. Sedangkan untuk produk betalaktam (Produksi III) dan ARV penimbangan sentral hanya melakukan penimbangan bahan tambahan saja.

Sistem pengeluaran bahan baku dan bahan pengemas dilakukan dengan cara FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) yaitu barang yang datang awal akan dikeluarkan terlebih dahulu dan barang yang expired lebih dahulu serta dibantu dengan stiker bertuliskan “Gunakan Dulu Bahan Ini”. 

NB : Ini hanya gambaran satu dari sekian banyak industri farmasi, antara satu industri farmasi dan yg lainnya mungkin saja ada beberapa perbedaan namun pada hakikatnya secara prinsipil tidak akan jauh berbeda.