Pengelolaan Obat di Apotek

                  Ilmu farmasi : Pengelolaan Apotek ; Pengadaan, pemesanan, penerimaan, penyimpanan, pelayanan, pelaporan, pemusnahan obat obatan

                  1.   Pengelolaan Apotek

a.       Pengadaan

   Pengadaan barang baik obat-obatan dan perbekalan farmasi lainnya dilakukan oleh karyawan dibidang perencanaan dan pengadaan dalam hal ini dilakukan oleh asisten apoteker yang bertanggung jawab kepada Apoteker Pengelola Apotek. Pengadaan barang dilakukan berdasarkan data yang tercatat pada buku defekta dan perkiraan kebutuhan konsumen dengan arahan dan kendali APA. Kebutuhan barang tersebut dimasukkan pada surat pemesanan barang.

1)      Bagian pembelian membuat surat pesanan yang berisi nama distributor, nama barang, kemasan, jumlah barang dan potongan harga yang kemudian ditandatangani oleh bagian pembelian dan apoteker pengelola apotek. Surat pesanan dibuat rangkap dua untuk dikirim ke distributor dan untuk arsip apotek.

2)      Setelah membuat surat pesanan, bagian pembelian langsung memesan barang ke distributor. Bila ada pesanan mendadak maka bagian pembelian akan melakukan pemesanan melalui telepon dan surat pesanan akan diberikan pada saat barang diantarkan.

3)      Pedagang Besar Farmasi akan mengantar langsung barang yang dipesan.

Pembelian obat dan perbekalan farmasi lainnya tidak saja berasal dari Pedagang Besar Farmasi Kimia Farma tetapi juga dari Pedagang Besar Farmasi atau distributor lainnya. Adapun dasar pemilihan Pedagang Besar Farmasi atau distributor adalah resmi (terdaftar), kualitas barang yang dikirim dapat dipertanggungjawabkan, ketersediaan barang, besarnya potongan harga (diskon) yang diberikan, kecepatan pengiriman barang yang tepat waktu, dan cara pembayaran (kredit atau tunai).

b.      Penerimaan Barang

Setelah barang datang maka dilakukan penerimaan dan pemeriksaan barang. Petugas kemudian mencocokkan barang dengan surat pesanan, apabila sesuai dengan surat pesanan, maka surat tanda penerimaan barang di tanda tangani oleh petugas apotek, untuk pembayaran itu tergantung kesepakatan antara PBF dan pihak pembelian di apotek, bisa secara tunai, kredit, atau konsinyasi dan lain lain.

c.       Penyimpanan barang

Penyimpanan obat atau pembekalan farmasi dilakukan oleh Asisten Apoteker. Setiap pemasukan dan penggunaan obat atau barang diinput ke dalam sistem komputer dan dicatat pada kartu stok yang meliputi tanggal penambahan atau pengurangan, nomor dokumennya, jumlah barang yang diisi atau diambil, sisa barang dan paraf petugas yang melakukan penambahan atau pengurangan barang. Kartu stok ini diletakan di masing-masing obat atau barang. Setiap Asisten Apoteker bertanggung jawab terhadap stok barang yang ada di lemari. Penyimpanan barang disusun berdasarkan jenis sediaan, bentuk sediaan dan alfabetis untuk obat-obat ethical, serta berdasarkan farmakologi untuk obat-obat OTC (Over The Counter) Penyimpanan obat atau barang disusun sebagai berikut :

1)      Lemari penyimpanan obat ethical atau prescription drugs.

2)      Lemari penyimpanan obat narkotik dan psikotropik dengan pintu rangkap dua dan terkunci.

3)      Lemari penyimpanan sediaan sirup, suspensi dan drops.

4)      Lemari penyimpanan obat tetes mata dan salep mata.

5)      Lemari penyimpanan salep kulit.

6)      Lemari es untuk penyimpanan obat yang termolabil seperti suppositoria, insulin dan lain – lain.

7)      Lemari penyimpanan obat bebas, obat bebas terbatas dan alat kesehatan.

          d.     Pelayanan
                  Pelayanan dibagi menjadi pelayanan obat OTC (Over The Counter : Obat bebas dan obat                    bebas terbatas) dan Resep dokter, baik secara tunai maupun non tunai. Pelayanan apotek                      juga termasuk konseling, pelayanan swamedikasi, PIO, home care, dan sebagainya

         e.      Pelaporan

                  Umumnya untuk obat narkotika dan psikotropika, yang telah saya bahas di artikel                                sebelumnya, pelaporan juga termasuk meliputi kinerja apotek; penjualan, pembelian,                            administrasi dan lain lainnya.

         f.     Pemusnahan

                Umumnya untuk obat dan perbekalan farmasi yang rusak dan kadaluarsa, melalui sistem                    pelaporan, berita acara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.